Trường hợp sử dụng
- Chặn nhân viên cắm USB ngoài vào để copy tài liệu quan trọng, gửi ra ngoài doanh nghiệp
- USB không được kiểm soát chứa virus, gây nhiễm mã virus cho thiết bị của doanh nghiệp cần được ngăn chặn
Chặn tất cả nền tảng gửi dữ liệu qua web, ứng dụng desktop.
Hướng dẫn nhân viên tạo link chia sẻ tài liệu. Quản trị viên có thể bật chế độ yêu cầu phê duyệt, tức là nhân viên chỉ có thể chia sẻ link khi được quản trị viên cấp phép.
Chặn tất cả nền tảng gửi dữ liệu
Để chặn gửi tài liệu trực tiếp qua các web, ứng dụng desktop, quản trị viên truy cập màn Quản lý thiết bị Bảo vệ dữ liệu Chặn gửi tệp bật nút Chặn gửi tệp lên.
Khi đó, nhân viên sẽ không được gửi tệp qua bất kỳ kênh nào.
Hướng dẫn chia sẻ tài liệu qua link
Nhân viên có thể tạo link để chia sẻ tài liệu bất kỳ trên thiết bị.
Về phía quản trị, có hai hướng để quản trị viên quản lý việc nhân viên tạo link chia sẻ:
Cho phép nhân viên chia sẻ tài liệu qua link tuỳ ý, và sẽ kiểm soát sau chia sẻ bằng việc theo dõi log nhân viên đã tạo link chia sẻ tệp nào, vào thời điểm nào, link của tệp nào đã được xem bao nhiêu lần,…
Bật chế độ yêu cầu cấp phép cho nhân viên: Khi bật chế độ này, nhân viên sẽ gửi yêu cầu từ thiết bị, và phải được quản trị viên cấp phép thì mới tạo được link cho tài liệu. Để bật chế độ này, xem hướng dẫn bên dưới.
Bật chế độ yêu cầu phê duyệt link (Quản trị viên)
Sau khi thêm người phê duyệt, khi nhân viên tạo link chia sẻ tài liệu, yêu cầu sẽ được gửi cho người phê duyệt tương ứng.
Tạo link để chia sẻ tài liệu (Nhân viên)
Yêu cầu: Người dùng cần đăng nhập vào agent để có thể tạo link chia sẻ tài liệu.
Truy cập thư mục chứa tài liệu muốn chia sẻ trên thiết bị
Bấm chuột phải vào tài liệu muốn tạo link để chia sẻ
Pop-up thông báo sẽ xuất hiện:
- Nếu không cần viên phê duyệt: đường link của file sẽ được tự động tạo ra, hiện ngay trên pop-up và có hạn mặc định là 30 ngày.
- Nếu cần phê duyệt: người dùng sẽ thấy thông báo yêu cầu sẽ được gửi cho người phê duyệt.
Sau khi người phê duyệt cấp phép, nhân viên sẽ được thông báo qua email, và pop-up chứa link của tệp sẽ được hiện trên màn hình máy tính của nhân viên.
Nhân viên sao chép đường dẫn này, và có thể gửi cho người muốn chia sẻ, qua bất kỳ nền tảng nào
Link sẽ có thời gian hết hạn mặc định là 30 ngày, hoặc khi người phê duyệt dừng cấp phép.
Trên macOS, nhân viên chỉ có thể chia sẻ tài liệu thuộc ổ đĩa được tạo ra bởi phần mềm Endpoint.
Tại popup chọn file hiện lên -> Click vào tài liệu muốn tạo link để chia sẻ
Pop-up thông báo sẽ xuất hiện:
- Nếu không cần phê duyệt: đường link của file sẽ được tự động tạo ra, hiện ngay trên pop-up và có hạn mặc định là 30 ngày.
- Nếu cần phê duyệt: người dùng sẽ thấy thông báo yêu cầu sẽ được gửi cho người phê duyệt.
Sau khi người phê duyệt cấp phép, nhân viên sẽ được thông báo qua email, và pop-up chứa link của tệp sẽ được hiện trên màn hình máy tính của nhân viên.Nhân viên sao chép đường dẫn này, và có thể gửi cho người muốn chia sẻ, qua bất kỳ nền tảng nào
Link sẽ có thời gian hết hạn mặc định là 30 ngày, hoặc khi người phê duyệt dừng cấp phép.
Phê duyệt link tài liệu (Người phê duyệt)
Trong trường hợp Chế độ yêu cầu phê duyệt link được bật, người phê duyệt cần phê duyệt tài liệu.
Khi nhân viên tạo yêu cầu gửi link, người phê duyệt sẽ nhận được thông báo qua email:
Nếu không muốn cấp phép cho gửi tài liệu, người phê duyệt bấm nút Từ chối và điền lý do từ chối.
Cập nhật người được xem tài liệu (Người phê duyệt)
Người phê duyệt có thể cập nhật người được xem tài liệu đã được chia sẻ qua link, bằng các bước sau:
Dừng chia sẻ tài liệu (Người phê duyệt)
Đối với các tài liệu mà nhân viên đã chia sẻ, người phê duyệt có thể dừng chia sẻ bất kỳ lúc nào từ trang quản trị theo các bước dưới đây:
Xem link tài liệu đã được chia sẻ (Người xem tài liệu)
Người nhận link có thể xem tài liệu theo hướng dẫn dưới đây:
