> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.cystack.net/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Thiết lập & Kiểm duyệt chia sẻ tài liệu

> Dành cho Quản trị viên và Người phê duyệt

<Card>
  **Tài liệu này dành cho ai?**

  * **Quản trị viên:** Thiết lập cấu hình tính năng chia sẻ tài liệu qua link cho toàn workspace.
  * **Người phê duyệt:** Kiểm duyệt yêu cầu chia sẻ và quản lý quyền truy cập tài liệu.
</Card>

***

## Thiết lập tính năng (Quản trị viên)

Thao tác này chỉ cần thực hiện một lần duy nhất trước khi triển khai cho nhân viên.

### Bước 1: Chặn gửi tệp qua các kênh không kiểm soát

Để đảm bảo dữ liệu chỉ được chia sẻ qua link hệ thống, Quản trị viên cần kích hoạt tính năng chặn upload tệp tự do.

Truy cập: **Quản lý thiết bị** → **Bảo vệ dữ liệu** → **Chặn gửi tệp** → Bật nút <code>Chặn gửi tệp</code>.

<img src="https://mintcdn.com/cystack/BmG_RF_IkqhhMHzF/images/endpoint/block-upload-toggle.png?fit=max&auto=format&n=BmG_RF_IkqhhMHzF&q=85&s=1d63ec9fb72b818c4aee8957bf408135" alt="bat-chan-gui-tep" width="1550" height="305" data-path="images/endpoint/block-upload-toggle.png" />

***

### Bước 2: Cấu hình chế độ quản lý chia sẻ

Quản trị viên lựa chọn một trong hai cơ chế kiểm soát:

1. **Chế độ tự do:** Nhân viên chủ động tạo link. Quản trị viên thực hiện hậu kiểm thông qua **Logs** (theo dõi danh tính, thời gian và số lượt truy cập).
2. **Chế độ phê duyệt:** Link chỉ có hiệu lực sau khi yêu cầu của nhân viên được Người phê duyệt chấp thuận.

**Cách kích hoạt chế độ phê duyệt:**

<Steps>
  <Step title="Truy cập Quản lý thiết bị → Bảo vệ dữ liệu → Chia sẻ tệp qua link → Cài đặt." />

  <Step title="Bật Chế độ yêu cầu phê duyệt.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/hMW_St-v8LVFmyqH/images/endpoint/share-link-approval-toggle.png?fit=max&auto=format&n=hMW_St-v8LVFmyqH&q=85&s=8cd6a337c9e1fc6e936068411702c83b" alt="kich-hoat-phe-duyet-toggle" width="3326" height="760" data-path="images/endpoint/share-link-approval-toggle.png" />
  </Step>

  <Step title="Bấm Thêm để chỉ định Người phê duyệt vào danh sách.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/hMW_St-v8LVFmyqH/images/endpoint/share-link-add-approver.png?fit=max&auto=format&n=hMW_St-v8LVFmyqH&q=85&s=2226e9b2ccef58ceb29f2854b33b8f15" alt="them-nguoi-phe-duyet" width="3240" height="1198" data-path="images/endpoint/share-link-add-approver.png" />
  </Step>

  <Step title="Chọn thành viên từ Workspace, phân quyền theo thiết bị hoặc phòng ban tương ứng, sau đó bấm Thêm.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/hMW_St-v8LVFmyqH/images/endpoint/share-link-approver-popup.png?fit=max&auto=format&n=hMW_St-v8LVFmyqH&q=85&s=7897a28d3609746cf10e03978aec6b63" alt="popup-chon-nguoi-phe-duyet" width="1098" height="738" data-path="images/endpoint/share-link-approver-popup.png" />
  </Step>
</Steps>

***

## Kiểm duyệt yêu cầu (Người phê duyệt)

> Phần này áp dụng khi Quản trị viên đã kích hoạt **Chế độ yêu cầu phê duyệt**.

### Bước 1: Tạo Khóa bảo mật (lần đầu sử dụng)

**Khóa bảo mật** là mật khẩu riêng của từng tài khoản, dùng để giải mã nội dung tài liệu khi Preview hoặc tải file trực tiếp từ hệ thống. Chỉ người sở hữu khóa mới có thể xem nội dung - ngay cả các tài khoản khác trong cùng workspace cũng không thể xem thay.

<Note>
  Khóa bảo mật gắn liền với tài khoản người dùng, không thay đổi theo Workspace.
</Note>

Khi lần đầu truy cập vào **Quản lý thiết bị** → **Bảo vệ dữ liệu** → **Chia sẻ tệp qua link**, hệ thống sẽ tự động hiển thị popup yêu cầu tạo khóa.

<Steps>
  <Step title="Nhập Khóa bảo mật mong muốn." />

  <Step title="Nhập lại để xác nhận khóa." />

  <Step title="Bấm Xác nhận để hoàn tất." />
</Steps>

<img src="https://mintcdn.com/cystack/Tf8ykaddSqIVGQ1i/images/endpoint/sharelink-create-key-vi.png?fit=max&auto=format&n=Tf8ykaddSqIVGQ1i&q=85&s=58e14b6dc83d13accd74ee16b59fcf37" alt="tao-khoa-bao-mat" width="1919" height="959" data-path="images/endpoint/sharelink-create-key-vi.png" />

<Warning>
  Ghi nhớ Khóa bảo mật. Nếu đóng popup mà chưa tạo, bạn sẽ không thể truy cập màn Chia sẻ tệp qua link cho đến khi hoàn tất tạo khóa.
</Warning>

***

### Bước 2: Nhận thông báo và xem yêu cầu chờ duyệt

Khi nhân viên tạo yêu cầu chia sẻ, Người phê duyệt sẽ nhận Email thông báo.

<Steps>
  <Step title="Mở Email thông báo, bấm Xem yêu cầu.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/BmG_RF_IkqhhMHzF/images/endpoint/share-link-email.png?fit=max&auto=format&n=BmG_RF_IkqhhMHzF&q=85&s=33ef2585153cc991245d56e31c0e9319" alt="email-thong-bao-phe-duyet" width="1932" height="1128" data-path="images/endpoint/share-link-email.png" />
  </Step>

  <Step title="Hoặc truy cập trực tiếp: Quản lý thiết bị → Bảo vệ dữ liệu → Chia sẻ tệp qua link → tab Yêu cầu tạo link." />
</Steps>

***

### Bước 3: Preview tài liệu trước khi phê duyệt

Trước khi cấp phép, Người phê duyệt nên xem trước nội dung tài liệu để đảm bảo không có thông tin nhạy cảm bị chia sẻ ra ngoài.

<Steps>
  <Step title="Tại danh sách yêu cầu, bấm biểu tượng mắt (👁) tương ứng với file cần kiểm tra.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/Tf8ykaddSqIVGQ1i/images/endpoint/sharelink-preview-icon-vi.png?fit=max&auto=format&n=Tf8ykaddSqIVGQ1i&q=85&s=1f95b4d49f876b234784c6b73fdb0053" alt="bieu-tuong-preview-file" width="1919" height="959" data-path="images/endpoint/sharelink-preview-icon-vi.png" />
  </Step>

  <Step title="Nhập Khóa bảo mật và bấm Xác nhận (chỉ yêu cầu một lần cho mỗi phiên làm việc).">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/Tf8ykaddSqIVGQ1i/images/endpoint/sharelink-enter-key-vi.png?fit=max&auto=format&n=Tf8ykaddSqIVGQ1i&q=85&s=68eb6e2dc19ad94f40e1593f8ca8ed19" alt="popup-nhap-khoa-bao-mat" width="584" height="320" data-path="images/endpoint/sharelink-enter-key-vi.png" />
  </Step>

  <Step title="Nội dung file hiển thị trực tiếp trên màn hình. Bấm Tải xuống nếu cần lưu về máy.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/Tf8ykaddSqIVGQ1i/images/endpoint/sharelink-preview-vi.png?fit=max&auto=format&n=Tf8ykaddSqIVGQ1i&q=85&s=b588e5628172decd28c9aa7444fcdf4f" alt="giao-dien-preview-file" width="678" height="707" data-path="images/endpoint/sharelink-preview-vi.png" />
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Chỉ cần nhập Khóa bảo mật một lần mỗi phiên làm việc. Sau đó có thể Preview các file khác mà không cần nhập lại.
</Note>

**Định dạng hỗ trợ Preview:**

| Loại             | Định dạng                                                      |
| ---------------- | -------------------------------------------------------------- |
| Văn bản / Code   | txt, md, json, csv, log, xml, yaml, yml, js, ts, css, html, go |
| Hình ảnh         | png, jpg, jpeg, gif, webp, svg                                 |
| Tài liệu         | pdf                                                            |
| Âm thanh / Video | mp3, wav, ogg, mp4, webm                                       |

***

### Bước 4: Phê duyệt hoặc Từ chối yêu cầu

<Steps>
  <Step title="Tại danh sách yêu cầu chờ duyệt, bấm ⋮ tương ứng với file." />

  <Step title="Chọn Cho phép để cấp phép tạo link, hoặc Từ chối (kèm lý do nếu cần)." />
</Steps>

Sau khi cấp phép, nhân viên sẽ nhận Email thông báo và link tài liệu sẽ tự động hiển thị trên màn hình máy tính của họ.

***

### Quản lý link sau khi phê duyệt

Người phê duyệt có thể điều chỉnh quyền truy cập hoặc thu hồi link bất cứ lúc nào tại tab **Link đã tạo**.

**Cập nhật người xem:**

<Steps>
  <Step title="Bấm ⋮ tương ứng với link → chọn Cập nhật.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/hMW_St-v8LVFmyqH/images/endpoint/share-link-update-viewer.png?fit=max&auto=format&n=hMW_St-v8LVFmyqH&q=85&s=7ac708a48dfc4968bbf811922d6f01a0" alt="nut-cap-nhat-nguoi-xem" width="3264" height="1174" data-path="images/endpoint/share-link-update-viewer.png" />
  </Step>

  <Step title="Cập nhật danh sách Email được phép truy cập hoặc chuyển sang chế độ công khai (Anyone).">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/hMW_St-v8LVFmyqH/images/endpoint/share-link-update-viewer-popup.png?fit=max&auto=format&n=hMW_St-v8LVFmyqH&q=85&s=3603f6895837c049294a9960bf72080c" alt="popup-cap-nhat-email" width="2188" height="616" data-path="images/endpoint/share-link-update-viewer-popup.png" />
  </Step>
</Steps>

**Dừng chia sẻ:**

<Steps>
  <Step title="Bấm ⋮ tương ứng với link → chọn Dừng chia sẻ → Xác nhận.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/hMW_St-v8LVFmyqH/images/endpoint/share-link-stop-share.png?fit=max&auto=format&n=hMW_St-v8LVFmyqH&q=85&s=3063c260fdcdf2181c26b4c1c1af0dc9" alt="nut-dung-chia-se" width="3264" height="1174" data-path="images/endpoint/share-link-stop-share.png" />
  </Step>

  <Step title="Người nhận sẽ thấy thông báo Không có tài liệu khi truy cập link đã bị thu hồi.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/BmG_RF_IkqhhMHzF/images/endpoint/share-link-expired-link.png?fit=max&auto=format&n=BmG_RF_IkqhhMHzF&q=85&s=7718450980a7ed4f928a808847552b70" alt="thong-bao-link-het-han" width="969" height="548" data-path="images/endpoint/share-link-expired-link.png" />
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Nếu thiết bị bị gỡ (**Remove**) khỏi Workspace, toàn bộ link chia sẻ liên quan sẽ bị xóa vĩnh viễn.
</Warning>

***

## Quản lý Khóa bảo mật

### Đổi Khóa bảo mật

Truy cập: **Cài đặt tài khoản** → **Bảo mật** → **Khóa bảo mật cho Quản lý thiết bị** → Bấm <code>Đổi khóa bảo mật</code>.

<img src="https://mintcdn.com/cystack/Tf8ykaddSqIVGQ1i/images/endpoint/sharelink-change-key-vi.png?fit=max&auto=format&n=Tf8ykaddSqIVGQ1i&q=85&s=5f28c79393631555f30a92f35eab0463" alt="doi-khoa-bao-mat" width="1919" height="959" data-path="images/endpoint/sharelink-change-key-vi.png" />

<Warning>
  Sau khi đổi khóa, bạn không thể Preview hoặc tải xuống từ Preview đối với các tài liệu được tạo trước thời điểm thay đổi.
</Warning>

***

### Quên Khóa bảo mật

Bạn có thể đặt lại khóa thông qua xác thực OTP qua Email.

<Steps>
  <Step title="Tại Popup nhập khóa, chọn Quên khóa bảo mật.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/Tf8ykaddSqIVGQ1i/images/endpoint/sharelink-forgot-key-button-vi.png?fit=max&auto=format&n=Tf8ykaddSqIVGQ1i&q=85&s=e58d09feb43d021dc970b99ae54ee219" alt="nut-quen-khoa-bao-mat" width="584" height="320" data-path="images/endpoint/sharelink-forgot-key-button-vi.png" />
  </Step>

  <Step title="Xác nhận cảnh báo và bấm Gửi OTP.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/Tf8ykaddSqIVGQ1i/images/endpoint/sharelink-forgot-key-vi.png?fit=max&auto=format&n=Tf8ykaddSqIVGQ1i&q=85&s=219a35e242ed61a56adc4d9645d8ad7c" alt="xac-nhan-dat-lai-khoa" width="583" height="258" data-path="images/endpoint/sharelink-forgot-key-vi.png" />
  </Step>

  <Step title="Nhập mã OTP từ Email, sau đó thiết lập Khóa bảo mật mới.">
    <img src="https://mintcdn.com/cystack/Tf8ykaddSqIVGQ1i/images/endpoint/sharelink-forgot-key-restore-vi.png?fit=max&auto=format&n=Tf8ykaddSqIVGQ1i&q=85&s=43f35cda2139dc7d0ca6b71add9621fd" alt="thiet-lap-khoa-moi-otp" width="581" height="496" data-path="images/endpoint/sharelink-forgot-key-restore-vi.png" />
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Việc đặt lại khóa qua OTP cũng sẽ làm mất khả năng Preview và tải xuống đối với các tài liệu được chia sẻ trước đó.
</Warning>